Sekretaris Profesional

§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya

Tata Lingkup Ruang Kantor

Tata Ruang dan Lingkungan Kantor

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja.

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.

1.  

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

1. 2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

1. a. The Liang Gie

1)        Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

2)        Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

3)        Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara

4)        Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

5)        Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

6)        Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut

7)        Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1988:207)

1. b. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

1)        Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

2)        Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

3)        Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

4)        Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

5)        Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

6)        Komunikasi  dan arus kerja diperlancar

7)        Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

8)        Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

9)        Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

10)    Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :

1. Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4. Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, intercom, facsimile, e-mail, dan pelayanan lain yang menyangkut rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
2. Menambah semangat kerja pegawai
3. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
4. Mempermudah pengawasan

1. 3. Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

1. 4. Asas-asas Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik, yaitu :

1. Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

1. Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaiakan pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.

1. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.

1. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.

1. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi.

1. Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara aman, nyaman, dan puas.

1. 5. Macam Tata Ruang Kantor dan Lingkup Ruang Kantor

Secara garis besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Ruang kantor terbuka (open plan offices)

Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

1)      Keuntungannya adalah :

a)      Memudahkan perubahan lay out ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi.

b)      Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.

c)      Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

d)      Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

e)      Memudahkan pengawasan.

2)      Kelemahaanya adalah :

a)      Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

b)      Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.

c)      Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja.

1. Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

Tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

1)      Keuntungannya adalah :

a)      Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga.

b)      Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah.

c)      Dapat lebih menghargai tamu.

2)      Kerugiannya adalah :

a)      Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi.

b)      Mempersulit perubahan lay out kantor atau fleksibilitas ruangan kurang.

c)      Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai.

d)      Mempersulit pengawasan.

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut :

1. Tata ruang pribadi (private office)

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

1. Tata ruang antarbagian

1)      General office area

General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika :

a)      Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.

b)      Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan.

c)      Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.

d)      Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.

e)      Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.

f)        Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.

2)      Private office area

Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan.

3)      Service area

Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4)      Storage area

Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.

1. 6. Penataan Ulang Terhadap Ruang Kantor

Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :

1. Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.
2. Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.
3. Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.
4. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.
5. Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton/menimbulkan kebosanan.

1. B. LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR
2. 1. Dasar-dasar Penentuan Tempat
1. Cahaya/penerangan

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :

1)      Meningkatkan produktivitas kerja

2)      Meningkatkan mutu kerja

3)      Mengurangi terjadinya kesalahan

4)      Mengurangi ketegangan/kerusakan mata

5)      Mengurangi rasa lelah

6)      Meningkatkan semangat kerja pegawai

7)      Memberikan citra yang baik bagi perusahaan

McShane (1997) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara lain :

1)      Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut.

2)      Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya masa kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan di kantor-kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan.

3)      Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.

4)      Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.

Ada empat sistem penerangan yang dapat digunakan dalam organisasi, antara lain :

1)      Direct

Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja. Sistem ini akan mengakibatkan munculnya silau dan banyangan karena hanya sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali cahaya berada dekat satu sama lain, area kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.

2)      Semidirect

Dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas lalu dipantulkan kembali ke bawah. Sistem ini menghilangkan beberapa banyangan yang merupakan karakateristik sistem cahaya direct.

3)      Incirect

Sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya yang disebarkan mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan yang digunakan. Dengan sistem ini, 90 hingga 100% cahaya pertama diarahkan ke atas dan kemudian menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.

4)      Semiindirect

Sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudioan dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja. Meskipun sistem ini dapat menghasilkan jumlah cahaya yang lebih dengan tingkat watt yang sama dengan indirect, bayangan, dan silau masih menjadi kendalai bagi sistem semiindirect.

5)      General Diffuse

Sistem ini mengarahkan 40 hingga 60% cahaya ke arah area kerja, dan sisanya diarahkan ke bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak cahaya pada tingkat watt yang sama dengan semiindirect, cayangan dan silau juga lebih banyak daripada menggunakan semiindirect.

1. Warna

Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda apabila ingin melakukan efisiensi dalam penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak sama terhadap warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai berikut :

Pengaruh warna

Warna	Jarak	Temperatur	Efek Psikis
Putih	Netral	Dingin	Ketenangan
Biru	Jauh	Dingin/sejuk	Keleluasaan, ketenteraman
Hijau	Jauh	Sangat dingin/netral	Menyenangkan
Merah	Dekat	Panas	Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi bisa juga mengganggu.
Oranye	Sangat dekat	Sangat hangat	Merangsang
Kuning	Dekat	Hangat	Merangsang riang gembira, melenyapkan perasaan tertekan.
Coklat	Sangat dekat	Netral	Merangsang
Ungu	Sangat dekat	Dingin	Agresif
Hitam	Sangat dekat	Panas (menyerap cahaya besar)	Agresif, menangkutkan, mengganggu, menolak.

Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding kantor, langit-langit kantor, lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan kantor.

1. Udara

Udara dalam hal ini ditinjau dari :

1)      Suhu/temperatur

2)      Kelembaban

3)      Sirkulasi/ventilasi

4)      Kebersihan

Menurut Moekjizat (1995:144), Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhi, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20% setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain :

1)      Meningkatkan produktivitas kerja

2)      Meningkatkan mutu kerja kantor

3)      Menjaga kesehatan pegawai

4)      Meningkatkan semangat kerja

5)      Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu

1. Bunyi/suara

Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh suara yang gaduh adalah :

1)      Gangguan mental dan saraf pegawai.

2)      Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon dan ketidak hadiran yang lebih banyak.

3)      Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain :

1)      Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif

2)      Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising

3)      Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara

4)      Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising

1. Musik

Musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk :

1)      Meningkatkan efisiensi, kepuasan kerja dan produktivitas.

2)      Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi nervous dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini dapat terjadi apabila :

a)      Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan.

b)      Terdengar samar, volume tidak terlalu kuat, tempo sedang, lembut dan tenang.

c)      Tidak dibunyikan secara terus-menerus, melainkan pada waktu-waktu tertentu saja.

1. 2. Menyiapkan Layout/Tata Ruang Kantor

Sebelum melakukan kegiatan tata ruang kantor, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu, yaitu :

1. Templates

Terdiri atas versi skala kecil dari furniture dan peralatan kantor yang biasanya terbuat dari plastik atau kertas.

1. Cutouts

Terbuat dari kertas maupun plastic yang dilekatkan, juga merupakan versi skala kecil dari furniture dan peralatan kantor.

1. Plastic Models

Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang dapat diletakkan di lantai perencanaan.

1. Magnetic Board

Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa dilekatkan di papan perencanaan.

1. Computer Aided Desain

Penggunaan program komputer (CAD) dalam membuat layout kantor memungkinkan tampilan 3 dimensi kantor. CAD semakin memudahkan diskusi yang dilakukan antara diesainer, kontraktor, dan manajer kantor yang melakukan perencanaan dan pembangunan kantor perusahaan.

1. 3. Standar Ruang Kantor

Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain, sifat pekerjaan, jumlah ruangan yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas ruangan-ruangan pribadi yang bersifat khusus, jumlah, jenis peralatan, serta mesin-mesin, ukuran, ataupun bentuk.

Menurut Quibel (2001:59), standar ruangan kantor seperti di bawah ini :

Minimum Space Guideliness

Individual rooms	Space requirements
Top-level executives Middle level executives Supervisors Office employees Modular workstation Conference room Reception room Main corridor Secondary corridor Cross aisles (every 25-30 feet/ kurang lebih 7-9m)	425 square feet (± 39 m2) 350 square feet (± 32 m2) 200 square feet (± 18 m2) 75-100 square feet (± 7 m2) 100 square feet (± 9 m2) 25 square feet (± 2 m2 per orang) 35 square feet (± 3 m2 per orang) 6-8 feet wide (± 2 m lebarnya) 4-5 square feet (± 1,5 m lebarnya) 3-4 square feet (±1 m lebarnya)